Thursday, February 28, 2013

#CMADFI eli tapahtumatiedotusta somessa

Uusi CMADFI-logo on Maarit Riikosen käsialaa :)
Riitta Raesmaa kirjoitti lauantaina blogissaan mukavasti CMADFI-tapahtumasta Hyvä tapahtuma on odotettu, haluttu ja puhuttu.
"Non-profit -puolella ja pk-yrityksissä löytyy runsaasti luovuutta – ehkä pienten tai olemattomien budjettien siivittämänä. Tuore loistava esimerkki on CMAD 2013 –tapahtuma, jossa hyödynnettiin somen voimaa siekailematta ja taitavasti."
CMADFI järjestettiin todellakin aika pienellä budjetilla. Sponsoreilta saadut varat menivät tilaan, tarjoiluun ja tapahtuman striimaukseen, esimerkiksi huippuesiintyjillemme jäivät käteen (eli jalkoihin;) vain Tampere-kalsarit. Talkoovoimin toteutimme ison tapahtuman, joka sai paljon kiitosta. Minä itse käytin viime vuonna myös TTY:n työaikaa tapahtumajärjestelyihin, mutta tammikuussa kaksi viikkoa meni puhtaasti Piilotetun aarteen piikkiin - iso aikasatsaus pienelle yritykselle. Toivonkin, että saan käyttää CMAD:in parissa kerättyjä kokemuksia vielä monen muun tapahtuman taustajoukoissa.

Siksipä palaan vielä kuukauden takaisiin tunnelmiin ja kerron teille, millaista palautetta osallistujat tiedotuksestamme antoivat.
Tiedotuskanavat olivat toimivat. Ennakkokeskustelu Facebookissa oli hämmästyttävän aktiivista. " Tietoa tuli montaa kautta. ja se toimi hyvin..." "Tiedotuksellisesti Facebook-ryhmä toimi parhaana tavoituskeinona (omalta kannaltani katsottuna). Olen Facebookissa niin usein, että sinne linkitetyt asiat katson nopeammin kuin muualla jaetut kyselyt, infot, pyynnöt jne. Nettisivut toimivat hyvänä laajemman skalan tiedon tarjoajana, mutta en rehellisesti sanottuna olisi edes muistanut käydä siellä erikseen niin usein kuin tällä kertaa - kiitos juuri Facebook-ryhmän postausten ja niistä saamieni notificationeiden... Sähköpostia olisi voinut laittaa aikaisemmn, mutta ei välttämättä useammin - moni saa turhaakin mailia tiliinsä niin usein, että ei jaksa avata edes postia, mikäli otsikko ei ole riittävän huomiota herättävä ja olennainen vastaanottajan näkökulmasta katsottuna..." Yhteydenpito, tiedotukset yms. toimivat mielestäni erittäin hyvin. Toimivaa ja somelaisille sopivaa :) Moitteetonta. Tiedotus toimi monipuolisesti eri some-kanavissa. Sähköpostia tuli sopivan vähän :) Tiedotus toimi hienosti. Riittävästi, ihanan osallistavaa. Kysymyksiin vastattiin nopeasti ja sellainenhan on parasta tiedottamista. Facebook-ryhmä oli toimiva kanava! Perfekto Tiedotus pelasi sujuvasti, päivitykset tiuhaan, kaikki tieto aina saatavilla. Vaikka en ehtinyt osallistumaan järjestämiseen (mikä kyllä olisi kiinnostanut), niin oli hienoa voida edes seurata prosessin etenemistä. "Sanoinkin paikan päällä, että muuten hyvä mutta päivän ohjelma olis voinut olla näkyvillä esim seinällä päivän aikana. Ja se oli netistä vähän hankalasti saatavilla. Mutta tämä on siis minor detail! Mahtava tapahtuma!" Tiedotusta oli paljon eli riittävästi Toimivat hyvin Tiedotus toimi mielestäni hyvin. Tiedotus oli kattavaa, kuulin vain parilta ihmiseltä että olivat onnistuneet missaamaan tapahtuman, eli aika hyvin! Tiedotus toimi loistavasti ja tietoa oli saatavilla useista eri kanavista, mikäli sitä itsekin etsi. Facebook -ryhmän kautta pysyi hyvin ajantasalla, enkä nettisivuja oikeastaan ilmoittautumisen jälkeen katsonut. Hyvä Facebook-ryhmä ja nettisivut. Toimivat mielestäni oikein hyvin tapahtuman valmistumista seuratessa ja osallistuessakin. Erinomaiset. Riittävää "Nettisivuja en juuri seurannut, olin ryhmässä, mutta Facebook sivu (avoin) tapahtumalle olisi voinut olla hyvä lisä. " Sain riittävästi tietoa tapahtumasta. Oli hienoa seurata miten yhteisöllisesti toteutettu tapahtuma muotoutui. Nettisivuilta kävin katsomassa vain puhujaesittelyt ja ohjelman. Facebook toimi juuri oikeana ja toimivana tiedotuskanavana. Vahvistusmailit olivat hyvä juttu tapahtuman lähestyessä. "Melkoinen porukka saatiin kasaan vain melko ""epävirallisella"" viestinnällä, sattumaan ja ""löytämiseen"" perustuen. Hyvä niin! Näitä some-kanavia pitkin varmasti aktiivisimmat löytyvätkin (Twitter, FB, LinkedIn, nettiforumit). Toki näkyvyyttä aina voisi olla lisää, ja voi miettiä eri kanavien tehostamista, esim. ammattilehdet? Kun saisi puffijuttuja lisää, ne auttavat asiaa muutoinkin eteenpäin. Jo ilmoittautuneille osallistujille sähköposti on hyvä tietysti. FB-ryhmässä viestien seuraaminen on toki melkoisen vaivalloista joskus, mutta olikin tarkoitettu ennen kaikkea järjestämisestä kiinnostuneille. Nettisivut täyttivät tarkoituksensa, mutta ehkä eivät hirmuisen hyvät käyttää (varsinkaan mobiilisti) , eivätkä selkeät. Ymmärrän rajoitteet hankkeen alla ;) " Tiedotus oli tehokasta - tiedot ohjelmasta, mukaan tarvittavista ym. saatiin hyvissä ajoin. Tiedotus toimi hyvin Hyvin toimi ja hienointa oli se, että kaikki oli oikeasti vuorovaikutteista. Hyvin toimi! Ehkä ihan edellisiltana - aikaisemmin aamulla etäilijä olisi kaivannut muutamaa kertaavaa postausta. Heti tilaisuuden alettua linkki ohjelmaan päällimmäiseksi (multi-koneilijalla olikin linkki toisella koneella) ja striimit ym. päällimmäiseksi. Valmistelun, suunnittelun ja tiedotuksen sula välillä ehkä kaaosmainenkin sekamelska toimii myös loistavana markkinointikeinona. Kuka nyt ei tulisi tapahtumaan, jonka järjestelyissä ja suunnittelussa on ollut mukana. Facebook-ryhmä oli sinänsä jees, mutta siellä käyty keskustelu on ollut ylitsevuotavaa. Ehdottaisin, että organisointiin aktiivisesti osallistuville olisi oma ryhmänsä, ja muilta esim. kysyttäisiin välillä mielipidettä tai muistutettaisiin tulemaan mukaan suunnitteluun. Mutta että ryhmässä olisi se asiapuoli, muttei kaikkea organisointipuolta. Tapahtuman tiedotus dokumentit olivat OK. Muuten tiedotus on ollut jäsentymätöntä ja sekavaa. Nettisivu oli periaatteessa toimiva, mutta ohjelma oli piilotettu niin alas, että minulta kesti kauan löytää se. Facebook-ryhmän seuraaminen muuttui ahdistavaksi, koska sieltä tuli joka päivä monta päivitystä, eikä kyseinen tapahtuma kuitenkaan ollut minulle elämää suurempi asia. Jouduin poistamaan Facebookin ilmoitukset ko. sivulta, jonka jälkeen unohdin käydä siellä enää ollenkaan. Sähköposteja tuli ilmeisesti vain kaksi (?): ilmoittautumisen kuittaus oli tiivis tietopaketti, josta ehkä puuttui lämmin tervetulotoivotus. Tapahtuman jälkeen tulleen viestin löysin roskapostilaatikosta ja hämmennyin sen sisällöstä "Muistutusviesti: Oletko jo täyttänyt Palaute-lomakkeen?". En ollut saanut mitään aiempaa pyyntöä palautteen täyttöön, joten tuntui vähän ikävältä saada jo "muistutus". Tiedotus oli riittävä, ensi kerralla tulee varmasti vielä enemmän porukkaa paikalle. antoivat hyvän kuvan tapahtumasta Erinomainen some-tiedotustoiminta kaiken aikaa! Hyvää ja ajantasaista Tiedotus toimi ihan hyvin, fb on ihan jees. Tiedotusta on ollut vähintäänkin riittävästi, kiitos! Ok En oikeastaan seurannut tietoisesti mitään kanavaa, joten en niistä nyt uskalla palautettakaan antaa. Aktiivista tiedotusta eri kanavilla. kattavaa niille, jotka jo seuraavat ja keskustelevat näillä kanavilla Tietoa oli monessa kanavassa, ehkä tosin melko samansisältöisenä. Tapahtumaan saakka pysyi hieman hämärän peitossa se, olenko tulossa oikeaan paikkaan eli se, mitä community managerilla ruohonjuuritasolla tarkoitetaan, jos/kun käsite oli ennestään outo... Aluksi hämmennys mistä kysymys, mutta sisältöä avaavaa tietoa oli myös saatavilla. Informatiivistia. Miettisin lähinnä sitä, että Community Manager saattaa olla terminä monelle niin vieras, että menee hyvä ohjelma sivu suun, kun ei tunnista itseään kohderyhmään. Tämän voisi tiedottamisessa ottaa huomiooon siten, että myös Community Manager -termiä sisäistämättömät kiinnostuisivat. ohjelma voisi olla selkeämmin esillä Facebook-ryhmä toimi hyvin, vaati tietysti itseltä aktiivisuutta. Ensi vuonna viestintää/ markkiointia voisi napakoittaa. Nyt viestivirta oli aika massiivista esim. bussikyydin järjestämiseen liittyen. Nettisivut olivat aika onnettomat, kun kaikki tieto oli yhdellä sivulla. Facebook-ryhmää oli kiinnostava seurata ja sieltä löytyikin kaikki oleellinen. Sähköposti oli todella vähäisellä käytöllä ja hyvä niin! hyvä fb-ryhmä, kun vaan ensin sain vinkin niiden olemassaolosta! Tiedotus oli erittäin hyvää ja riittoisaa. Tiedotus toimi hyvin. Tosin se, että nettisivut olivat hankkeen alla, hieman hämäsi aluksi.
Palautteesta on otettu onkeen ja nyt meillä on esimerkiksi oma tapahtumasivu: cmad.fi, jossa tällä hetkellä on tämän vuoden tapahtumaan liittyviä juttuja, mutta kunhan aika etenee, niin alamme tiedottaa seuraavasta tapahtumasta. Vanha tapahtumasivu oli SOITA-hankkeen alla, eikä sille haluttu tehdä turhan monia alasivuja, vaan kaikki tieto oli yhdellä pitkänpitkällä sivulla - SOITA-hankehan sai aikaan paljon muutakin kuin CMAD-tapahtuman...

Joku toivoi, että etäosallistujille olisi pitänyt lähettää muistutus. Emme keränneet etäosallistujien yhteystietoja, joten henkilökohtaisia muistutuksia ei voitu lähettää, somessa ennakkoviestejä sen sijaan oli ihan riittävästi.

Facebook-ryhmämme oli tarkoitettu nimenomaan tapahtuman järjestämisestä kiinnostuneille, meillä ei ollut voimavaroja ylläpitää toista sivua pelkästään tapahtuman osallistujille. Vanha ryhmä, CMAD2013 on nyt tapahtumaan osallistuneiden (ja siitä kiinnostuneiden) pulinapaikka, jossa jaamme yhteisön johtamiseen liittyviä juttuja. Uuden tapahtuman järjestelyä taas jatkamme CMADFI2014-ryhmässä, jonne ovat tervetulleita kaikki seuraavan tapahtuman järjestämisestä innostuneet (varoitus, vuoden mittaan sinne tulee varmaan taas paljon-paljon viestintää).

No comments:

Post a Comment

Kiva kun kommentoit! Voit kommentoida myös anonyymisti, mutta spammikommentit poistetaan heti kun ehditään.

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...